Client Guide V2

Panduan Penggunaan Sistem PPDB VIS Bintaro

Akun Demo VIS-BIN (Seeder)

Semua akun menggunakan password password.

super_admin - Sarah Johnson

sarah.johnson@vis-bin.sch.id

school_admin - Michael Chen

michael.chen@vis-bin.sch.id

admission_admin - Lisa Wong

lisa.wong@vis-bin.sch.id

finance_admin - Robert Bintaro

robert.bintaro@vis-bin.sch.id

PANDUAN PENGGUNAAN SISTEM PPDB

Veritas Intercultural School (VIS) Bintaro

Sistem Penerimaan Peserta Didik Baru — Panduan Lengkap


DAFTAR ISI

  1. Tentang Sistem
  2. Alur Proses Pendaftaran
  3. Panduan Orang Tua / Wali (Portal /my)
  4. Panduan Staff Sekolah (Panel Admin)
  5. Flowchart Lengkap
  6. Akun Login untuk Testing
  7. Checklist UAT (User Acceptance Testing)
  8. FAQ & Troubleshooting

1. TENTANG SISTEM

Apa itu Sistem PPDB VIS Bintaro?

Sistem Penerimaan Peserta Didik Baru (PPDB) VIS Bintaro adalah platform digital berbasis web yang memudahkan seluruh proses penerimaan siswa baru — dari pendaftaran awal oleh orang tua hingga keputusan penerimaan dan enrollment oleh pihak sekolah.

Dua Portal Utama

Portal URL Pengguna
Portal Orang Tua /my Orang tua / wali murid — daftar, isi formulir, upload dokumen, cek status
Panel Admin Sekolah /school/s/VIS-BIN Staff sekolah — review aplikasi, verifikasi, penjadwalan, keputusan

Jenjang Program yang Dibuka

Kode Program Usia
EP Early Preschool 1,5 – 2,5 tahun
PS Preschool 2,5 – 4 tahun
PK Pre-Kindy 4 – 5 tahun
G1 Grade 1 6 – 7 tahun
G2 Grade 2 7 – 8 tahun
G3 Grade 3 8 – 9 tahun
G4 Grade 4 9 – 10 tahun
G5 Grade 5 10 – 11 tahun
G6 Grade 6 11 – 12 tahun
G7 Grade 7 12 – 13 tahun
G8 Grade 8 13 – 14 tahun
G9 Grade 9 14 – 15 tahun

2. ALUR PROSES PENDAFTARAN

Gambaran Besar (Dari Daftar Hingga Enrolled)

 ORANG TUA                              STAFF SEKOLAH
 ──────────                             ──────────────
 [Daftar Akun]
       │
       ▼
 [Buat Aplikasi]
       │
       ▼
 [Isi Wizard 7 Langkah]
   Step 1: Setup Admission
   Step 2: Biodata Siswa
   Step 3: Alamat & Sekolah Asal
   Step 4: Data Orang Tua/Wali
   Step 5: Informasi Kesehatan
   Step 6: Upload Dokumen
   Step 7: Review & Submit
       │
       ▼
 [Bayar Saving Seat]
       │
       ▼
 [Submit Aplikasi] ─────────────────►  [Aplikasi Masuk: "Submitted"]
                                                │
                                                ▼
                                        [Review Dokumen]
                                                │
                                   ┌────────────┴────────────┐
                                   ▼                         ▼
                           [Dokumen OK]              [Dokumen Kurang]
                           "documents_verified"       → Notif ke Ortu
                                   │
                                   ▼
                           [Jadwalkan Interview/Test/Observasi]
                                   │
 [Konfirmasi Jadwal] ◄─────────────┘
       │
       ▼
 [Hadiri Sesi]  ─────────────────────►  [Input Hasil Interview]
                                                │
                                                ▼
                                        [Keputusan Akhir]
                                      ┌────────┬─────────┐
                                      ▼        ▼         ▼
                                  [Accepted] [Rejected] [Waitlisted]
                                      │
 [Bayar Biaya]  ◄─────────────────────┘
       │
       ▼
 [Upload Bukti Bayar] ─────────────►  [Verifikasi Pembayaran]
                                                │
                                                ▼
                                        [Buat Enrollment]
                                                │
 [Notif: Enrolled] ◄───────────────────────────┘

Status Aplikasi

draft ──► submitted ──► under_review ──► documents_verified
                                                 │
                                         interview_scheduled
                                                 │
                                         interview_completed
                                                 │
                                    ┌────────────┼────────────┐
                                    ▼            ▼            ▼
                            payment_pending  rejected    waitlisted
                                    │
                            payment_verified
                                    │
                                 accepted
                                    │
                                 enrolled

Terminal states (tidak bisa berubah): rejected, enrolled, withdrawn


3. PANDUAN ORANG TUA / WALI (Portal /my)

3.1 Registrasi Akun Baru

URL: /my/register

LANGKAH REGISTRASI
──────────────────
1. Buka URL: /my/register
2. Isi form:
   ├── Nama Lengkap
   ├── Email (akan digunakan untuk login)
   ├── Nomor HP
   ├── Password (min. 8 karakter)
   ├── Konfirmasi Password
   └── Centang Syarat & Ketentuan
3. Klik [Register]
4. Cek email → klik link verifikasi
5. Login ke /my

⚠️ Penting: Verifikasi email wajib dilakukan sebelum bisa login.


3.2 Login

URL: /my/login

1. Masukkan Email
2. Masukkan Password
3. Klik [Login]
4. Akan diarahkan ke Dashboard

3.3 Dashboard Orang Tua

Setelah login, orang tua akan melihat 3 widget:

Widget Isi
Welcome Sapaan dinamis, shortcut buat/lihat aplikasi
Priority Actions Aksi yang perlu segera dilakukan (upload dokumen, konfirmasi jadwal, dll.)
Application Stats Ringkasan jumlah aplikasi per status

3.4 Membuat Aplikasi Baru

Navigasi: My Applications[+ New Application]

FLOWCHART MEMBUAT APLIKASI
───────────────────────────
Klik [+ New Application]
          │
          ▼
   Pilih Program/Jenjang
   (contoh: Grade 2 / Preschool)
          │
          ▼
   Sistem buat Draft otomatis
   + Nomor Aplikasi digenerate
          │
          ▼
   Diarahkan ke Wizard Edit
   (7 langkah)

3.5 Wizard Pengisian Aplikasi (7 Langkah)

Auto-save aktif di setiap langkah. Data tersimpan saat klik Next.

Step 1 — Admission Setup

Field yang diisi:
├── Periode Penerimaan (sudah terisi otomatis)
└── Jenjang / Grade (sudah terisi otomatis)

Step 2 — Biodata Siswa

Field yang diisi:
├── Nama Depan *
├── Nama Tengah
├── Nama Belakang *
├── Nama Panggilan
├── Jenis Kelamin *
├── Tempat Lahir *
├── Tanggal Lahir *
├── Kewarganegaraan *
├── Nomor Paspor (jika ada)
├── Email Siswa
├── Nomor HP
├── Bahasa yang Dikuasai
└── Minat / Hobi

Step 3 — Alamat & Sekolah Asal

Field yang diisi:
├── Alamat Lengkap *
├── Kota *
├── Negara *
├── Kode Pos
├── Nama Sekolah Asal
├── Negara Sekolah Asal
├── Grade Saat Ini
├── Tanggal Mulai Sekolah Asal
└── Tanggal Akhir Sekolah Asal

Step 4 — Data Orang Tua / Wali

Field yang diisi (per orang tua):
├── Tipe: Ayah / Ibu / Wali
├── Nama Depan *
├── Nama Belakang *
├── Email *
├── Nomor HP *
├── Nomor Ponsel
├── Kewarganegaraan
├── Pekerjaan
├── Nama Perusahaan
├── Alamat
└── ✓ Primary Contact / Emergency Contact

Minimal 1 data orang tua harus diisi.

Step 5 — Informasi Kesehatan

Field yang diisi:
├── Golongan Darah
├── Tinggi Badan (cm)
├── Berat Badan (kg)
├── Alergi Makanan (Ya/Tidak)
│   └── Detail alergi jika Ya
├── Kondisi Medis Khusus (Ya/Tidak)
│   └── Detail kondisi jika Ya
├── Konsumsi Obat Harian (Ya/Tidak)
├── Pantangan Makanan (Ya/Tidak)
├── Kebutuhan Khusus (Ya/Tidak)
├── Status Imunisasi
└── Kontak Darurat

Step 6 — Upload Dokumen

Dokumen Wajib (9 jenis):

No Jenis Dokumen Keterangan
1 Foto Siswa 3×4 (1) JPG/PNG, maks 5 MB
2 Foto Siswa 3×4 (2) JPG/PNG, maks 5 MB
3 Foto Ayah 3×4 JPG/PNG, maks 5 MB
4 Foto Ibu 3×4 JPG/PNG, maks 5 MB
5 KTP Ayah PDF/JPG, maks 5 MB
6 KTP Ibu PDF/JPG, maks 5 MB
7 Akta Kelahiran PDF/JPG, maks 5 MB
8 Kartu Keluarga PDF/JPG, maks 5 MB
9 Rapor Terakhir PDF, maks 5 MB

Dokumen Opsional: Paspor, Transkrip, Surat Rekomendasi, Rekam Medis, dll.

Step 7 — Review & Submit

FLOWCHART SUBMIT APLIKASI
─────────────────────────
Tinjau semua data yang telah diisi
          │
          ▼
Cek checklist persyaratan:
├── ✓ Field biodata inti terisi
├── ✓ Minimal 1 data orang tua
├── ✓ 9 dokumen wajib terupload
└── ✓ Saving Seat Payment terverifikasi
          │
          ▼
Klik [Submit Application]
          │
    ┌─────┴─────┐
    ▼           ▼
 [Berhasil]  [Gagal]
 Status:      Sistem tampilkan
 "submitted"  error / item yang kurang
    │
    ▼
Data TERKUNCI (read-only)
Tidak bisa diedit lagi oleh orang tua

⚠️ Setelah submit, data biodata tidak bisa diubah. Pastikan semua data sudah benar.


3.6 Pembayaran Saving Seat

Sebelum submit, orang tua harus melunasi Saving Seat Payment (biaya reservasi tempat).

FLOWCHART PEMBAYARAN SAVING SEAT
─────────────────────────────────
Buka menu [My Payments]
          │
          ▼
Klik aplikasi yang ada Saving Seat
          │
          ▼
Lihat detail rekening tujuan:
  Bank: Bank Mandiri
  No. Rek: 137-00-1234567-8
  A/N: PT Veritas Intercultural School Bintaro
          │
          ▼
Transfer sesuai nominal
          │
          ▼
Klik [Upload Payment Proof]
Isi form:
├── Tanggal Bayar
├── Metode Pembayaran
├── Nama Bank Pengirim
├── Nomor Referensi Transaksi
├── Upload Foto/Scan Bukti Transfer
└── Catatan (opsional)
          │
          ▼
Klik [Submit Payment]
          │
          ▼
Status: "Awaiting Verification"
Tunggu konfirmasi dari Finance Admin
(1-2 hari kerja)
          │
          ▼
Jika DIVERIFIKASI → lanjut Submit Aplikasi
Jika DITOLAK → upload bukti baru

3.7 Melihat Jadwal (Interview / Test / Observasi)

Navigasi: My Schedules

Daftar jadwal yang tersedia:
├── Tipe: Interview / Assessment Test / Observation Day
├── Tanggal & Waktu
├── Durasi
├── Lokasi (offline) atau Link (online)
├── Nama Interviewer
└── Status: Scheduled / Confirmed / Completed

AKSI YANG TERSEDIA:
├── [Confirm Attendance] — konfirmasi kehadiran
└── [Request Reschedule] — minta jadwal baru
    ├── Pilih tanggal yang diinginkan
    ├── Pilih waktu yang diinginkan
    └── Isi alasan reschedule

3.8 Notifikasi

Orang tua akan menerima notifikasi dalam aplikasi untuk:

  • ✅ Aplikasi diterima / ditolak / diwaitlist
  • ✅ Status pembayaran berubah (diverifikasi / ditolak)
  • ✅ Jadwal baru dibuat oleh sekolah
  • ✅ Dokumen diverifikasi / diminta ulang

3.9 Profil Akun

Navigasi: My Profile

Data yang bisa diubah:
├── Nama Lengkap
├── Email
├── Nomor HP
├── Pekerjaan
└── Alamat

4. PANDUAN STAFF SEKOLAH (Panel Admin)

URL: /school/s/VIS-BIN

4.1 Login Staff

1. Buka URL: /school/s/VIS-BIN
2. Masukkan email staff VIS Bintaro
3. Masukkan password
4. Klik [Login]
5. Akan diarahkan ke Dashboard sekolah

ℹ️ Setiap role memiliki akses yang berbeda (lihat tabel di bawah).

Ringkasan Akses per Role

Role Akses Utama
super_admin (Principal) Semua fitur + manajemen user
school_admin Dashboard, aplikasi, jadwal, enrollment, setting
admission_admin Aplikasi, dokumen, jadwal, rekam medis
finance_admin Pembayaran, laporan keuangan, lihat aplikasi

4.2 Dashboard Sekolah

Dashboard menampilkan 7 widget monitoring:

Widget Informasi
Stats Overview Total aplikasi, diterima, enrolled, ditolak
Applications by Status Chart donat per status
Monthly Trend Grafik aplikasi per bulan
Pending Verifications Dokumen & pembayaran yang menunggu verifikasi
Upcoming Schedules Jadwal interview/test dalam waktu dekat
Enrollment Progress Progress enrollment per jenjang
Recent Applications Tabel aplikasi terbaru

4.3 Mengelola Aplikasi (Admission Admin / School Admin)

Navigasi: Applications

FLOWCHART REVIEW APLIKASI
──────────────────────────
Lihat daftar aplikasi (filter: status, jenjang, periode)
          │
          ▼
Klik aplikasi yang ingin direview
          │
          ▼
Halaman Detail Aplikasi:
├── Tab Biodata Siswa
├── Tab Orang Tua / Wali (Relation Manager)
├── Tab Dokumen (Relation Manager)
├── Tab Pembayaran (Relation Manager)
└── Tab Jadwal (Relation Manager)
          │
          ▼
Pilih aksi:
├── [Assign Reviewer] — tentukan siapa yang mereview
├── [Update Status] — ubah status aplikasi
│    Transisi yang tersedia:
│    submitted → under_review
│    under_review → documents_verified / rejected / waitlisted
│    documents_verified → interview_scheduled
│    interview_completed → payment_pending / accepted / rejected / waitlisted
│    payment_verified → accepted
│    accepted → enrolled
└── [Bulk Actions] — update banyak aplikasi sekaligus

4.4 Verifikasi Dokumen (Admission Admin)

Navigasi: Applications → pilih aplikasi → tab Documents

FLOWCHART VERIFIKASI DOKUMEN
─────────────────────────────
Lihat daftar dokumen aplikasi
          │
          ▼
Klik dokumen untuk preview/download
          │
          ▼
Periksa dokumen:
    ┌─────┴──────┐
    ▼            ▼
 [VALID]      [TIDAK VALID]
    │               │
    ▼               ▼
 [Verify]       [Reject]
 Status:        Status: "Rejected"
 "Approved"     + Isi alasan penolakan
                + Notif ke Orang Tua
          │
          ▼
Jika semua 9 dokumen wajib "Approved":
→ Update status aplikasi ke "documents_verified"

TIP: Gunakan [Bulk Verify] untuk verifikasi
     banyak dokumen sekaligus (jika semua sudah OK)

4.5 Penjadwalan (Admission Admin / School Admin)

Navigasi: Schedules atau Applications → tab Schedules

FLOWCHART BUAT JADWAL
──────────────────────
Buka tab Schedules pada aplikasi
          │
          ▼
Klik [+ New Schedule]
          │
          ▼
Isi form jadwal:
├── Tipe: Observation / Assessment Test / Interview
├── Tanggal
├── Waktu Mulai
├── Durasi (menit)
├── Mode: Online / Offline
│   ├── Offline → isi Lokasi
│   └── Online → isi Link Meeting
├── Interviewer / PIC
└── Catatan untuk Orang Tua
          │
          ▼
Klik [Save]
          │
          ▼
Sistem kirim notifikasi ke Orang Tua
Orang tua bisa Confirm / Request Reschedule
          │
          ▼
Setelah sesi selesai:
Klik [Complete Schedule]
├── Input Hasil / Catatan
├── Input Skor (opsional)
└── Rekomendasi
          │
          ▼
Status aplikasi bisa di-update ke
"interview_completed"

4.6 Verifikasi Pembayaran (Finance Admin)

Navigasi: Payments

FLOWCHART VERIFIKASI PEMBAYARAN
────────────────────────────────
Lihat daftar pembayaran
Filter: status "Awaiting Verification"
          │
          ▼
Klik pembayaran yang akan diverifikasi
          │
          ▼
Unduh / lihat bukti pembayaran
          │
          ▼
Periksa kesesuaian:
├── Nominal sesuai?
├── Rekening tujuan benar?
└── Nama pengirim/referensi valid?
          │
     ┌────┴────┐
     ▼         ▼
  [VERIFY]  [REJECT]
     │           │
     ▼           ▼
Status:     Status: "Rejected"
"Verified"  + Isi alasan penolakan
            + Orang tua bisa upload ulang
          │
          ▼
Jika Saving Seat VERIFIED:
→ Orang tua bisa Submit Aplikasi

Jika Post-Acceptance Payment VERIFIED:
→ Ubah status aplikasi ke "payment_verified"

Jenis Pembayaran:

Tahap Jenis Nominal Wajib
Pre-Submission Saving Seat Rp 2.500.000 Ya
Post-Acceptance Registration Fee Rp 5.000.000 Ya
Post-Acceptance Development Fee Rp 10.000.000 Ya
Enrollment Uniform Package Rp 3.500.000 Ya
Enrollment Book Package Rp 4.000.000 Ya
Enrollment Technology Fee Rp 2.000.000 Tidak

4.7 Keputusan Akhir (School Admin / super_admin)

FLOWCHART KEPUTUSAN AKHIR
──────────────────────────
Setelah interview_completed:
          │
     ┌────┴──────────┐
     ▼               ▼
 [ACCEPTED]      [REJECTED]    [WAITLISTED]
     │               │              │
     ▼               ▼              ▼
Update status    Update status  Update status
"accepted"       "rejected"     "waitlisted"
     │               │              │
     ▼               ▼              ▼
Notif ke         Notif ke      Notif ke
Orang Tua        Orang Tua     Orang Tua
     │
     ▼
Orang Tua bayar
Post-Acceptance Fee
     │
     ▼
Finance Admin verifikasi
     │
     ▼
Status → "payment_verified"
     │
     ▼
[Buat Enrollment Record]
     │
     ▼
Input data enrollment:
├── Kelas / Homeroom Teacher
├── Tanggal Mulai
└── Catatan
     │
     ▼
Status aplikasi → "enrolled"
Student ID digenerate otomatis

4.8 Master Data (School Admin / super_admin)

Academic Years

  • Kelola tahun ajaran aktif
  • Aktifkan / non-aktifkan tahun ajaran

Admission Periods

  • Kelola periode penerimaan (buka / tutup)
  • Set tanggal mulai, akhir, dan deadline enrollment
  • Buka/tutup penerimaan aplikasi

Levels (Jenjang)

  • Kelola kuota per jenjang
  • Set rentang usia
  • Aktifkan / non-aktifkan jenjang

Payment Types

  • Kelola jenis biaya per tahap
  • Update nominal dan instruksi pembayaran
  • Set rekening bank tujuan

Users (Staff)

  • Tambah / kelola akun staff sekolah
  • Set role: school_admin / admission_admin / finance_admin

Settings

  • Pengaturan operasional sekolah

5. FLOWCHART LENGKAP

5.1 Flowchart Lengkap dari Perspektif Orang Tua

START
  │
  ▼
[Buka /my/register]
  │
  ▼
[Isi Form Registrasi]
  │
  ▼
[Verifikasi Email]
  │
  ▼
[Login ke /my]
  │
  ▼
[Dashboard] ──► [Lihat Notifikasi & Status]
  │
  ▼
[New Application]
  │
  ▼
[Step 1: Pilih Program]
  │
  ▼
[Step 2: Isi Biodata Siswa]
  │
  ▼
[Step 3: Isi Alamat & Sekolah Asal]
  │
  ▼
[Step 4: Data Orang Tua/Wali]
  │
  ▼
[Step 5: Informasi Kesehatan]
  │
  ▼
[Step 6: Upload Dokumen]
  │   (9 dokumen wajib)
  ▼
[Step 7: Review]
  │
  ▼
[My Payments → Upload Saving Seat]
  │
  ▼
[Tunggu Verifikasi Finance]
  │
  ▼
[Submit Aplikasi]
  │
  ▼
[Tunggu Review Dokumen oleh Sekolah]
  │
  ▼
[Terima Notif Jadwal] ──► [Konfirmasi Kehadiran]
  │
  ▼
[Hadiri Interview/Test/Observasi]
  │
  ▼
[Tunggu Keputusan]
  │
  ├── [DITERIMA] ──► [Bayar Post-Acceptance Fee]
  │                          │
  │                          ▼
  │                  [Upload Bukti Bayar]
  │                          │
  │                          ▼
  │                  [Tunggu Verifikasi]
  │                          │
  │                          ▼
  │                  [ENROLLED] ──► 🎉 Selamat!
  │
  ├── [WAITLISTED] ──► Tunggu notifikasi selanjutnya
  │
  └── [DITOLAK] ──► Proses selesai

5.2 Flowchart dari Perspektif Staff Sekolah

                    ┌──────────────────────────────────┐
                    │     APLIKASI MASUK: "submitted"   │
                    └──────────────────┬───────────────┘
                                       │
                                       ▼
                             [Admission Admin]
                           Review & Assign Reviewer
                                       │
                                       ▼
                           Status: "under_review"
                                       │
                         ┌─────────────┴─────────────┐
                         ▼                           ▼
                  [Dokumen Lengkap]          [Dokumen Tidak Lengkap]
                         │                           │
                         ▼                           ▼
              Status: "documents_verified"    Notif ke Orang Tua
                         │                  (Minta upload ulang)
                         ▼
              [Jadwalkan Interview/Test/Obs]
                         │
                         ▼
              Status: "interview_scheduled"
                         │
                   [Sesi Berlangsung]
                         │
                         ▼
              Status: "interview_completed"
                         │
               ┌─────────┼─────────┐
               ▼         ▼         ▼
          [ACCEPTED]  [REJECTED] [WAITLISTED]
               │
               ▼
    [Finance: Tunggu Pembayaran]
    Status: "payment_pending"
               │
               ▼
    [Finance: Verifikasi Bukti Bayar]
               │
               ▼
    Status: "payment_verified"
               │
               ▼
    [School Admin: Buat Enrollment]
               │
               ▼
    Status: "enrolled" ──► 🎓 Siswa Resmi Diterima!

5.3 Status Aplikasi & Siapa yang Mengubahnya

Status               | Diubah Oleh           | Kondisi
─────────────────────┼───────────────────────┼────────────────────────
draft                │ Sistem (otomatis)      │ Saat aplikasi dibuat
submitted            │ Orang Tua             │ Klik Submit
under_review         │ Admission Admin       │ Mulai review
documents_verified   │ Admission Admin       │ Semua dok OK
interview_scheduled  │ Admission Admin       │ Jadwal dibuat
interview_completed  │ Admission Admin       │ Sesi selesai
payment_pending      │ Admission Admin       │ Setelah interview completed
payment_verified     │ Finance Admin         │ Bukti bayar verified
accepted             │ School Admin          │ Keputusan akhir
rejected             │ School Admin          │ Keputusan akhir
waitlisted           │ School Admin          │ Keputusan akhir
enrolled             │ School Admin          │ Enrollment dibuat
withdrawn            │ Siapapun              │ Orang tua atau staff

6. AKUN LOGIN UNTUK TESTING

Semua akun menggunakan password: password

6.1 Staff Sekolah — Panel Admin

URL Panel: /school/s/VIS-BIN

Role Email Jabatan Akses
super_admin sarah.johnson@vis-bin.sch.id School Principal Full access semua fitur
school_admin michael.chen@vis-bin.sch.id Academic Director Aplikasi, jadwal, enrollment
admission_admin lisa.wong@vis-bin.sch.id Head of Admissions Aplikasi, dokumen, jadwal
finance_admin robert.bintaro@vis-bin.sch.id Finance Manager Pembayaran, laporan

6.2 Orang Tua — Portal My

URL Portal: /my

Email Nama Area Tinggal
william.thompson@email.com William Thompson Bintaro Jaya
jennifer.martinez@email.com Jennifer Martinez Bintaro Jaya
alexander.brown@email.com Alexander Brown BSD City
sophia.anderson@email.com Sophia Anderson Bintaro Jaya
benjamin.davis@email.com Benjamin Davis Pondok Indah
olivia.wilson@email.com Olivia Wilson Kebayoran Lama
daniel.garcia@email.com Daniel Garcia Cilandak
emma.rodriguez@email.com Emma Rodriguez TB Simatupang
matthew.lee@email.com Matthew Lee Cilandak
isabella.kim@email.com Isabella Kim Lebak Bulus
jonathan.park@email.com Jonathan Park Alam Sutera
priya.sharma@email.com Priya Sharma Gading Serpong
david.nguyen@email.com David Nguyen Alam Sutera
sarah.chen@email.com Sarah Chen Serpong
ryan.johnson@email.com Ryan Johnson Serpong
meilin.zhang@email.com Mei Lin Zhang Kemang
patrick.obrien@email.com Patrick O'Brien Kebayoran Baru
anita.krishnan@email.com Anita Krishnan Kebayoran Baru
thomas.mueller@email.com Thomas Mueller Kemang
yuki.tanaka@email.com Yuki Tanaka Menteng
robert.santos@email.com Robert Santos Cinere
christine.lim@email.com Christine Lim Pamulang
marcus.williams@email.com Marcus Williams Ciputat
hana.jeon@email.com Hana Jeon Pamulang
ahmad.fauzi@email.com Ahmad Fauzi Ciputat

6.3 Data Sample Aplikasi (15 Aplikasi)

Setiap akun parent sudah memiliki aplikasi dengan berbagai status untuk keperluan testing:

Status Jumlah Untuk Test Apa
draft 1 Lihat aplikasi belum lengkap
submitted 2 Aplikasi menunggu review
under_review 2 Proses review dokumen
documents_verified 1 Dokumen sudah OK
interview_scheduled 1 Jadwal interview
interview_completed 1 Setelah interview
payment_pending 1 Menunggu pembayaran
payment_verified 1 Pembayaran verified
accepted 1 Diterima
enrolled 1 Sudah enrolled ✓
rejected 1 Ditolak
waitlisted 1 Waitlist
withdrawn 1 Mundur

7. CHECKLIST UAT (User Acceptance Testing)

7.1 Alur Orang Tua (Happy Path)

□ 1. Registrasi akun baru di /my/register
□ 2. Verifikasi email (cek inbox)
□ 3. Login ke /my
□ 4. Lihat Dashboard (3 widget tampil)
□ 5. Klik "New Application" → pilih Grade
□ 6. Isi semua 7 step wizard
□ 7. Upload 9 dokumen wajib (Step 6)
□ 8. Buka My Payments → upload bukti Saving Seat
□ 9. Tunggu verifikasi (simulasi: login finance admin → verify)
□ 10. Submit Aplikasi (status → "submitted")
□ 11. Cek My Applications → status berubah
□ 12. Cek My Schedules setelah jadwal dibuat staff
□ 13. Konfirmasi kehadiran di My Schedules
□ 14. Cek notifikasi masuk setelah keputusan
□ 15. Upload Post-Acceptance Payment jika diterima

7.2 Alur Staff Sekolah

□ 1. Login sebagai Admission Admin (lisa.wong@vis-bin.sch.id)
□ 2. Lihat Dashboard → semua widget tampil
□ 3. Buka Applications → lihat list dengan berbagai status
□ 4. Buka aplikasi "submitted" → assign reviewer
□ 5. Ubah status ke "under_review"
□ 6. Buka tab Dokumen → verify satu per satu
□ 7. Gunakan Bulk Verify untuk efisiensi
□ 8. Ubah status ke "documents_verified"
□ 9. Buat jadwal interview (tab Schedules)
□ 10. Ubah status ke "interview_scheduled"

□ 11. Login sebagai Finance Admin (robert.bintaro@vis-bin.sch.id)
□ 12. Buka Payments → lihat pending verifications
□ 13. Download bukti bayar → verify payment
□ 14. Cek notifikasi masuk ke orang tua

□ 15. Login sebagai School Admin (michael.chen@vis-bin.sch.id)
□ 16. Setelah interview_completed → ubah ke "accepted"
□ 17. Buat Enrollment record
□ 18. Status aplikasi → "enrolled"

7.3 Manajemen Master Data

□ 1. Login sebagai super_admin (sarah.johnson@vis-bin.sch.id)
□ 2. Kelola Academic Years (buat, aktifkan)
□ 3. Kelola Admission Periods (buka/tutup pendaftaran)
□ 4. Kelola Levels (quota, usia minimum-maksimum)
□ 5. Kelola Payment Types (nominal, instruksi bank)
□ 6. Kelola Users staff (tambah, edit role)
□ 7. Cek Settings sekolah

8. FAQ & TROUBLESHOOTING

Q: Orang tua tidak bisa submit aplikasi — ada error?

A: Pastikan semua syarat terpenuhi:

  1. Semua field wajib di Step 2–4 terisi
  2. Minimal 1 data orang tua ditambahkan
  3. 9 dokumen wajib sudah terupload
  4. Saving Seat Payment sudah diverifikasi oleh Finance Admin

Q: Tombol Submit tidak aktif?

A: Saving Seat Payment harus berstatus "Verified" terlebih dahulu.

Q: Bagaimana jika dokumen ditolak?

A: Orang tua akan menerima notifikasi. Dokumen yang ditolak bisa diunggah ulang melalui portal /my.

Q: Apakah orang tua bisa edit data setelah submit?

A: Tidak. Setelah aplikasi berstatus "submitted", data biodata siswa tidak bisa diubah. Hubungi Admission Admin untuk koreksi data jika diperlukan.

Q: Bagaimana cara membatalkan aplikasi?

A: Aplikasi bisa di-withdraw oleh orang tua (status: "draft") atau oleh staff sekolah kapanpun sebelum "enrolled".

Q: Apakah bisa mendaftar lebih dari satu anak?

A: Ya. Orang tua bisa membuat beberapa aplikasi (maksimum 3 aplikasi aktif secara bersamaan).

Q: Interview bisa dilakukan secara online?

A: Ya. Staff sekolah bisa memilih mode Online (Zoom/Google Meet) atau Offline saat membuat jadwal.

Q: Berapa lama proses verifikasi pembayaran?

A: Biasanya 1–2 hari kerja setelah bukti transfer diterima.


INFORMASI KONTAK VIS BINTARO

Kebutuhan Kontak
Informasi Umum info@vis-bintaro.sch.id
Admissions admissions@vis-bintaro.sch.id
Finance finance@vis-bintaro.sch.id
Telepon +62-21-7450-5678
Alamat Jl. Bintaro Utama Sektor 9 No. 8, Bintaro Jaya, Tangerang Selatan 15224
Jam Kantor Senin–Jumat: 07.00–16.30 WIB, Sabtu: 08.00–12.00 WIB

Dokumen ini dibuat untuk keperluan panduan penggunaan sistem PPDB VIS Bintaro. Versi 2.0 — Februari 2026