PANDUAN PENGGUNAAN SISTEM PPDB
Veritas Intercultural School (VIS) Bintaro
Sistem Penerimaan Peserta Didik Baru — Panduan Lengkap
DAFTAR ISI
- Tentang Sistem
- Alur Proses Pendaftaran
- Panduan Orang Tua / Wali (Portal
/my) - Panduan Staff Sekolah (Panel Admin)
- Flowchart Lengkap
- Akun Login untuk Testing
- Checklist UAT (User Acceptance Testing)
- FAQ & Troubleshooting
1. TENTANG SISTEM
Apa itu Sistem PPDB VIS Bintaro?
Sistem Penerimaan Peserta Didik Baru (PPDB) VIS Bintaro adalah platform digital berbasis web yang memudahkan seluruh proses penerimaan siswa baru — dari pendaftaran awal oleh orang tua hingga keputusan penerimaan dan enrollment oleh pihak sekolah.
Dua Portal Utama
| Portal | URL | Pengguna |
|---|---|---|
| Portal Orang Tua | /my |
Orang tua / wali murid — daftar, isi formulir, upload dokumen, cek status |
| Panel Admin Sekolah | /school/s/VIS-BIN |
Staff sekolah — review aplikasi, verifikasi, penjadwalan, keputusan |
Jenjang Program yang Dibuka
| Kode | Program | Usia |
|---|---|---|
| EP | Early Preschool | 1,5 – 2,5 tahun |
| PS | Preschool | 2,5 – 4 tahun |
| PK | Pre-Kindy | 4 – 5 tahun |
| G1 | Grade 1 | 6 – 7 tahun |
| G2 | Grade 2 | 7 – 8 tahun |
| G3 | Grade 3 | 8 – 9 tahun |
| G4 | Grade 4 | 9 – 10 tahun |
| G5 | Grade 5 | 10 – 11 tahun |
| G6 | Grade 6 | 11 – 12 tahun |
| G7 | Grade 7 | 12 – 13 tahun |
| G8 | Grade 8 | 13 – 14 tahun |
| G9 | Grade 9 | 14 – 15 tahun |
2. ALUR PROSES PENDAFTARAN
Gambaran Besar (Dari Daftar Hingga Enrolled)
ORANG TUA STAFF SEKOLAH
────────── ──────────────
[Daftar Akun]
│
▼
[Buat Aplikasi]
│
▼
[Isi Wizard 7 Langkah]
Step 1: Setup Admission
Step 2: Biodata Siswa
Step 3: Alamat & Sekolah Asal
Step 4: Data Orang Tua/Wali
Step 5: Informasi Kesehatan
Step 6: Upload Dokumen
Step 7: Review & Submit
│
▼
[Bayar Saving Seat]
│
▼
[Submit Aplikasi] ─────────────────► [Aplikasi Masuk: "Submitted"]
│
▼
[Review Dokumen]
│
┌────────────┴────────────┐
▼ ▼
[Dokumen OK] [Dokumen Kurang]
"documents_verified" → Notif ke Ortu
│
▼
[Jadwalkan Interview/Test/Observasi]
│
[Konfirmasi Jadwal] ◄─────────────┘
│
▼
[Hadiri Sesi] ─────────────────────► [Input Hasil Interview]
│
▼
[Keputusan Akhir]
┌────────┬─────────┐
▼ ▼ ▼
[Accepted] [Rejected] [Waitlisted]
│
[Bayar Biaya] ◄─────────────────────┘
│
▼
[Upload Bukti Bayar] ─────────────► [Verifikasi Pembayaran]
│
▼
[Buat Enrollment]
│
[Notif: Enrolled] ◄───────────────────────────┘
Status Aplikasi
draft ──► submitted ──► under_review ──► documents_verified
│
interview_scheduled
│
interview_completed
│
┌────────────┼────────────┐
▼ ▼ ▼
payment_pending rejected waitlisted
│
payment_verified
│
accepted
│
enrolled
Terminal states (tidak bisa berubah):
rejected,enrolled,withdrawn
3. PANDUAN ORANG TUA / WALI (Portal /my)
3.1 Registrasi Akun Baru
URL: /my/register
LANGKAH REGISTRASI
──────────────────
1. Buka URL: /my/register
2. Isi form:
├── Nama Lengkap
├── Email (akan digunakan untuk login)
├── Nomor HP
├── Password (min. 8 karakter)
├── Konfirmasi Password
└── Centang Syarat & Ketentuan
3. Klik [Register]
4. Cek email → klik link verifikasi
5. Login ke /my
⚠️ Penting: Verifikasi email wajib dilakukan sebelum bisa login.
3.2 Login
URL: /my/login
1. Masukkan Email
2. Masukkan Password
3. Klik [Login]
4. Akan diarahkan ke Dashboard
3.3 Dashboard Orang Tua
Setelah login, orang tua akan melihat 3 widget:
| Widget | Isi |
|---|---|
| Welcome | Sapaan dinamis, shortcut buat/lihat aplikasi |
| Priority Actions | Aksi yang perlu segera dilakukan (upload dokumen, konfirmasi jadwal, dll.) |
| Application Stats | Ringkasan jumlah aplikasi per status |
3.4 Membuat Aplikasi Baru
Navigasi: My Applications → [+ New Application]
FLOWCHART MEMBUAT APLIKASI
───────────────────────────
Klik [+ New Application]
│
▼
Pilih Program/Jenjang
(contoh: Grade 2 / Preschool)
│
▼
Sistem buat Draft otomatis
+ Nomor Aplikasi digenerate
│
▼
Diarahkan ke Wizard Edit
(7 langkah)
3.5 Wizard Pengisian Aplikasi (7 Langkah)
Auto-save aktif di setiap langkah. Data tersimpan saat klik
Next.
Step 1 — Admission Setup
Field yang diisi:
├── Periode Penerimaan (sudah terisi otomatis)
└── Jenjang / Grade (sudah terisi otomatis)
Step 2 — Biodata Siswa
Field yang diisi:
├── Nama Depan *
├── Nama Tengah
├── Nama Belakang *
├── Nama Panggilan
├── Jenis Kelamin *
├── Tempat Lahir *
├── Tanggal Lahir *
├── Kewarganegaraan *
├── Nomor Paspor (jika ada)
├── Email Siswa
├── Nomor HP
├── Bahasa yang Dikuasai
└── Minat / Hobi
Step 3 — Alamat & Sekolah Asal
Field yang diisi:
├── Alamat Lengkap *
├── Kota *
├── Negara *
├── Kode Pos
├── Nama Sekolah Asal
├── Negara Sekolah Asal
├── Grade Saat Ini
├── Tanggal Mulai Sekolah Asal
└── Tanggal Akhir Sekolah Asal
Step 4 — Data Orang Tua / Wali
Field yang diisi (per orang tua):
├── Tipe: Ayah / Ibu / Wali
├── Nama Depan *
├── Nama Belakang *
├── Email *
├── Nomor HP *
├── Nomor Ponsel
├── Kewarganegaraan
├── Pekerjaan
├── Nama Perusahaan
├── Alamat
└── ✓ Primary Contact / Emergency Contact
Minimal 1 data orang tua harus diisi.
Step 5 — Informasi Kesehatan
Field yang diisi:
├── Golongan Darah
├── Tinggi Badan (cm)
├── Berat Badan (kg)
├── Alergi Makanan (Ya/Tidak)
│ └── Detail alergi jika Ya
├── Kondisi Medis Khusus (Ya/Tidak)
│ └── Detail kondisi jika Ya
├── Konsumsi Obat Harian (Ya/Tidak)
├── Pantangan Makanan (Ya/Tidak)
├── Kebutuhan Khusus (Ya/Tidak)
├── Status Imunisasi
└── Kontak Darurat
Step 6 — Upload Dokumen
Dokumen Wajib (9 jenis):
| No | Jenis Dokumen | Keterangan |
|---|---|---|
| 1 | Foto Siswa 3×4 (1) | JPG/PNG, maks 5 MB |
| 2 | Foto Siswa 3×4 (2) | JPG/PNG, maks 5 MB |
| 3 | Foto Ayah 3×4 | JPG/PNG, maks 5 MB |
| 4 | Foto Ibu 3×4 | JPG/PNG, maks 5 MB |
| 5 | KTP Ayah | PDF/JPG, maks 5 MB |
| 6 | KTP Ibu | PDF/JPG, maks 5 MB |
| 7 | Akta Kelahiran | PDF/JPG, maks 5 MB |
| 8 | Kartu Keluarga | PDF/JPG, maks 5 MB |
| 9 | Rapor Terakhir | PDF, maks 5 MB |
Dokumen Opsional: Paspor, Transkrip, Surat Rekomendasi, Rekam Medis, dll.
Step 7 — Review & Submit
FLOWCHART SUBMIT APLIKASI
─────────────────────────
Tinjau semua data yang telah diisi
│
▼
Cek checklist persyaratan:
├── ✓ Field biodata inti terisi
├── ✓ Minimal 1 data orang tua
├── ✓ 9 dokumen wajib terupload
└── ✓ Saving Seat Payment terverifikasi
│
▼
Klik [Submit Application]
│
┌─────┴─────┐
▼ ▼
[Berhasil] [Gagal]
Status: Sistem tampilkan
"submitted" error / item yang kurang
│
▼
Data TERKUNCI (read-only)
Tidak bisa diedit lagi oleh orang tua
⚠️ Setelah submit, data biodata tidak bisa diubah. Pastikan semua data sudah benar.
3.6 Pembayaran Saving Seat
Sebelum submit, orang tua harus melunasi Saving Seat Payment (biaya reservasi tempat).
FLOWCHART PEMBAYARAN SAVING SEAT
─────────────────────────────────
Buka menu [My Payments]
│
▼
Klik aplikasi yang ada Saving Seat
│
▼
Lihat detail rekening tujuan:
Bank: Bank Mandiri
No. Rek: 137-00-1234567-8
A/N: PT Veritas Intercultural School Bintaro
│
▼
Transfer sesuai nominal
│
▼
Klik [Upload Payment Proof]
Isi form:
├── Tanggal Bayar
├── Metode Pembayaran
├── Nama Bank Pengirim
├── Nomor Referensi Transaksi
├── Upload Foto/Scan Bukti Transfer
└── Catatan (opsional)
│
▼
Klik [Submit Payment]
│
▼
Status: "Awaiting Verification"
Tunggu konfirmasi dari Finance Admin
(1-2 hari kerja)
│
▼
Jika DIVERIFIKASI → lanjut Submit Aplikasi
Jika DITOLAK → upload bukti baru
3.7 Melihat Jadwal (Interview / Test / Observasi)
Navigasi: My Schedules
Daftar jadwal yang tersedia:
├── Tipe: Interview / Assessment Test / Observation Day
├── Tanggal & Waktu
├── Durasi
├── Lokasi (offline) atau Link (online)
├── Nama Interviewer
└── Status: Scheduled / Confirmed / Completed
AKSI YANG TERSEDIA:
├── [Confirm Attendance] — konfirmasi kehadiran
└── [Request Reschedule] — minta jadwal baru
├── Pilih tanggal yang diinginkan
├── Pilih waktu yang diinginkan
└── Isi alasan reschedule
3.8 Notifikasi
Orang tua akan menerima notifikasi dalam aplikasi untuk:
- ✅ Aplikasi diterima / ditolak / diwaitlist
- ✅ Status pembayaran berubah (diverifikasi / ditolak)
- ✅ Jadwal baru dibuat oleh sekolah
- ✅ Dokumen diverifikasi / diminta ulang
3.9 Profil Akun
Navigasi: My Profile
Data yang bisa diubah:
├── Nama Lengkap
├── Email
├── Nomor HP
├── Pekerjaan
└── Alamat
4. PANDUAN STAFF SEKOLAH (Panel Admin)
URL: /school/s/VIS-BIN
4.1 Login Staff
1. Buka URL: /school/s/VIS-BIN
2. Masukkan email staff VIS Bintaro
3. Masukkan password
4. Klik [Login]
5. Akan diarahkan ke Dashboard sekolah
ℹ️ Setiap role memiliki akses yang berbeda (lihat tabel di bawah).
Ringkasan Akses per Role
| Role | Akses Utama |
|---|---|
| super_admin (Principal) | Semua fitur + manajemen user |
| school_admin | Dashboard, aplikasi, jadwal, enrollment, setting |
| admission_admin | Aplikasi, dokumen, jadwal, rekam medis |
| finance_admin | Pembayaran, laporan keuangan, lihat aplikasi |
4.2 Dashboard Sekolah
Dashboard menampilkan 7 widget monitoring:
| Widget | Informasi |
|---|---|
| Stats Overview | Total aplikasi, diterima, enrolled, ditolak |
| Applications by Status | Chart donat per status |
| Monthly Trend | Grafik aplikasi per bulan |
| Pending Verifications | Dokumen & pembayaran yang menunggu verifikasi |
| Upcoming Schedules | Jadwal interview/test dalam waktu dekat |
| Enrollment Progress | Progress enrollment per jenjang |
| Recent Applications | Tabel aplikasi terbaru |
4.3 Mengelola Aplikasi (Admission Admin / School Admin)
Navigasi: Applications
FLOWCHART REVIEW APLIKASI
──────────────────────────
Lihat daftar aplikasi (filter: status, jenjang, periode)
│
▼
Klik aplikasi yang ingin direview
│
▼
Halaman Detail Aplikasi:
├── Tab Biodata Siswa
├── Tab Orang Tua / Wali (Relation Manager)
├── Tab Dokumen (Relation Manager)
├── Tab Pembayaran (Relation Manager)
└── Tab Jadwal (Relation Manager)
│
▼
Pilih aksi:
├── [Assign Reviewer] — tentukan siapa yang mereview
├── [Update Status] — ubah status aplikasi
│ Transisi yang tersedia:
│ submitted → under_review
│ under_review → documents_verified / rejected / waitlisted
│ documents_verified → interview_scheduled
│ interview_completed → payment_pending / accepted / rejected / waitlisted
│ payment_verified → accepted
│ accepted → enrolled
└── [Bulk Actions] — update banyak aplikasi sekaligus
4.4 Verifikasi Dokumen (Admission Admin)
Navigasi: Applications → pilih aplikasi → tab Documents
FLOWCHART VERIFIKASI DOKUMEN
─────────────────────────────
Lihat daftar dokumen aplikasi
│
▼
Klik dokumen untuk preview/download
│
▼
Periksa dokumen:
┌─────┴──────┐
▼ ▼
[VALID] [TIDAK VALID]
│ │
▼ ▼
[Verify] [Reject]
Status: Status: "Rejected"
"Approved" + Isi alasan penolakan
+ Notif ke Orang Tua
│
▼
Jika semua 9 dokumen wajib "Approved":
→ Update status aplikasi ke "documents_verified"
TIP: Gunakan [Bulk Verify] untuk verifikasi
banyak dokumen sekaligus (jika semua sudah OK)
4.5 Penjadwalan (Admission Admin / School Admin)
Navigasi: Schedules atau Applications → tab Schedules
FLOWCHART BUAT JADWAL
──────────────────────
Buka tab Schedules pada aplikasi
│
▼
Klik [+ New Schedule]
│
▼
Isi form jadwal:
├── Tipe: Observation / Assessment Test / Interview
├── Tanggal
├── Waktu Mulai
├── Durasi (menit)
├── Mode: Online / Offline
│ ├── Offline → isi Lokasi
│ └── Online → isi Link Meeting
├── Interviewer / PIC
└── Catatan untuk Orang Tua
│
▼
Klik [Save]
│
▼
Sistem kirim notifikasi ke Orang Tua
Orang tua bisa Confirm / Request Reschedule
│
▼
Setelah sesi selesai:
Klik [Complete Schedule]
├── Input Hasil / Catatan
├── Input Skor (opsional)
└── Rekomendasi
│
▼
Status aplikasi bisa di-update ke
"interview_completed"
4.6 Verifikasi Pembayaran (Finance Admin)
Navigasi: Payments
FLOWCHART VERIFIKASI PEMBAYARAN
────────────────────────────────
Lihat daftar pembayaran
Filter: status "Awaiting Verification"
│
▼
Klik pembayaran yang akan diverifikasi
│
▼
Unduh / lihat bukti pembayaran
│
▼
Periksa kesesuaian:
├── Nominal sesuai?
├── Rekening tujuan benar?
└── Nama pengirim/referensi valid?
│
┌────┴────┐
▼ ▼
[VERIFY] [REJECT]
│ │
▼ ▼
Status: Status: "Rejected"
"Verified" + Isi alasan penolakan
+ Orang tua bisa upload ulang
│
▼
Jika Saving Seat VERIFIED:
→ Orang tua bisa Submit Aplikasi
Jika Post-Acceptance Payment VERIFIED:
→ Ubah status aplikasi ke "payment_verified"
Jenis Pembayaran:
| Tahap | Jenis | Nominal | Wajib |
|---|---|---|---|
| Pre-Submission | Saving Seat | Rp 2.500.000 | Ya |
| Post-Acceptance | Registration Fee | Rp 5.000.000 | Ya |
| Post-Acceptance | Development Fee | Rp 10.000.000 | Ya |
| Enrollment | Uniform Package | Rp 3.500.000 | Ya |
| Enrollment | Book Package | Rp 4.000.000 | Ya |
| Enrollment | Technology Fee | Rp 2.000.000 | Tidak |
4.7 Keputusan Akhir (School Admin / super_admin)
FLOWCHART KEPUTUSAN AKHIR
──────────────────────────
Setelah interview_completed:
│
┌────┴──────────┐
▼ ▼
[ACCEPTED] [REJECTED] [WAITLISTED]
│ │ │
▼ ▼ ▼
Update status Update status Update status
"accepted" "rejected" "waitlisted"
│ │ │
▼ ▼ ▼
Notif ke Notif ke Notif ke
Orang Tua Orang Tua Orang Tua
│
▼
Orang Tua bayar
Post-Acceptance Fee
│
▼
Finance Admin verifikasi
│
▼
Status → "payment_verified"
│
▼
[Buat Enrollment Record]
│
▼
Input data enrollment:
├── Kelas / Homeroom Teacher
├── Tanggal Mulai
└── Catatan
│
▼
Status aplikasi → "enrolled"
Student ID digenerate otomatis
4.8 Master Data (School Admin / super_admin)
Academic Years
- Kelola tahun ajaran aktif
- Aktifkan / non-aktifkan tahun ajaran
Admission Periods
- Kelola periode penerimaan (buka / tutup)
- Set tanggal mulai, akhir, dan deadline enrollment
- Buka/tutup penerimaan aplikasi
Levels (Jenjang)
- Kelola kuota per jenjang
- Set rentang usia
- Aktifkan / non-aktifkan jenjang
Payment Types
- Kelola jenis biaya per tahap
- Update nominal dan instruksi pembayaran
- Set rekening bank tujuan
Users (Staff)
- Tambah / kelola akun staff sekolah
- Set role: school_admin / admission_admin / finance_admin
Settings
- Pengaturan operasional sekolah
5. FLOWCHART LENGKAP
5.1 Flowchart Lengkap dari Perspektif Orang Tua
START
│
▼
[Buka /my/register]
│
▼
[Isi Form Registrasi]
│
▼
[Verifikasi Email]
│
▼
[Login ke /my]
│
▼
[Dashboard] ──► [Lihat Notifikasi & Status]
│
▼
[New Application]
│
▼
[Step 1: Pilih Program]
│
▼
[Step 2: Isi Biodata Siswa]
│
▼
[Step 3: Isi Alamat & Sekolah Asal]
│
▼
[Step 4: Data Orang Tua/Wali]
│
▼
[Step 5: Informasi Kesehatan]
│
▼
[Step 6: Upload Dokumen]
│ (9 dokumen wajib)
▼
[Step 7: Review]
│
▼
[My Payments → Upload Saving Seat]
│
▼
[Tunggu Verifikasi Finance]
│
▼
[Submit Aplikasi]
│
▼
[Tunggu Review Dokumen oleh Sekolah]
│
▼
[Terima Notif Jadwal] ──► [Konfirmasi Kehadiran]
│
▼
[Hadiri Interview/Test/Observasi]
│
▼
[Tunggu Keputusan]
│
├── [DITERIMA] ──► [Bayar Post-Acceptance Fee]
│ │
│ ▼
│ [Upload Bukti Bayar]
│ │
│ ▼
│ [Tunggu Verifikasi]
│ │
│ ▼
│ [ENROLLED] ──► 🎉 Selamat!
│
├── [WAITLISTED] ──► Tunggu notifikasi selanjutnya
│
└── [DITOLAK] ──► Proses selesai
5.2 Flowchart dari Perspektif Staff Sekolah
┌──────────────────────────────────┐
│ APLIKASI MASUK: "submitted" │
└──────────────────┬───────────────┘
│
▼
[Admission Admin]
Review & Assign Reviewer
│
▼
Status: "under_review"
│
┌─────────────┴─────────────┐
▼ ▼
[Dokumen Lengkap] [Dokumen Tidak Lengkap]
│ │
▼ ▼
Status: "documents_verified" Notif ke Orang Tua
│ (Minta upload ulang)
▼
[Jadwalkan Interview/Test/Obs]
│
▼
Status: "interview_scheduled"
│
[Sesi Berlangsung]
│
▼
Status: "interview_completed"
│
┌─────────┼─────────┐
▼ ▼ ▼
[ACCEPTED] [REJECTED] [WAITLISTED]
│
▼
[Finance: Tunggu Pembayaran]
Status: "payment_pending"
│
▼
[Finance: Verifikasi Bukti Bayar]
│
▼
Status: "payment_verified"
│
▼
[School Admin: Buat Enrollment]
│
▼
Status: "enrolled" ──► 🎓 Siswa Resmi Diterima!
5.3 Status Aplikasi & Siapa yang Mengubahnya
Status | Diubah Oleh | Kondisi
─────────────────────┼───────────────────────┼────────────────────────
draft │ Sistem (otomatis) │ Saat aplikasi dibuat
submitted │ Orang Tua │ Klik Submit
under_review │ Admission Admin │ Mulai review
documents_verified │ Admission Admin │ Semua dok OK
interview_scheduled │ Admission Admin │ Jadwal dibuat
interview_completed │ Admission Admin │ Sesi selesai
payment_pending │ Admission Admin │ Setelah interview completed
payment_verified │ Finance Admin │ Bukti bayar verified
accepted │ School Admin │ Keputusan akhir
rejected │ School Admin │ Keputusan akhir
waitlisted │ School Admin │ Keputusan akhir
enrolled │ School Admin │ Enrollment dibuat
withdrawn │ Siapapun │ Orang tua atau staff
6. AKUN LOGIN UNTUK TESTING
Semua akun menggunakan password:
password
6.1 Staff Sekolah — Panel Admin
URL Panel: /school/s/VIS-BIN
| Role | Jabatan | Akses | |
|---|---|---|---|
| super_admin | sarah.johnson@vis-bin.sch.id |
School Principal | Full access semua fitur |
| school_admin | michael.chen@vis-bin.sch.id |
Academic Director | Aplikasi, jadwal, enrollment |
| admission_admin | lisa.wong@vis-bin.sch.id |
Head of Admissions | Aplikasi, dokumen, jadwal |
| finance_admin | robert.bintaro@vis-bin.sch.id |
Finance Manager | Pembayaran, laporan |
6.2 Orang Tua — Portal My
URL Portal: /my
| Nama | Area Tinggal | |
|---|---|---|
william.thompson@email.com |
William Thompson | Bintaro Jaya |
jennifer.martinez@email.com |
Jennifer Martinez | Bintaro Jaya |
alexander.brown@email.com |
Alexander Brown | BSD City |
sophia.anderson@email.com |
Sophia Anderson | Bintaro Jaya |
benjamin.davis@email.com |
Benjamin Davis | Pondok Indah |
olivia.wilson@email.com |
Olivia Wilson | Kebayoran Lama |
daniel.garcia@email.com |
Daniel Garcia | Cilandak |
emma.rodriguez@email.com |
Emma Rodriguez | TB Simatupang |
matthew.lee@email.com |
Matthew Lee | Cilandak |
isabella.kim@email.com |
Isabella Kim | Lebak Bulus |
jonathan.park@email.com |
Jonathan Park | Alam Sutera |
priya.sharma@email.com |
Priya Sharma | Gading Serpong |
david.nguyen@email.com |
David Nguyen | Alam Sutera |
sarah.chen@email.com |
Sarah Chen | Serpong |
ryan.johnson@email.com |
Ryan Johnson | Serpong |
meilin.zhang@email.com |
Mei Lin Zhang | Kemang |
patrick.obrien@email.com |
Patrick O'Brien | Kebayoran Baru |
anita.krishnan@email.com |
Anita Krishnan | Kebayoran Baru |
thomas.mueller@email.com |
Thomas Mueller | Kemang |
yuki.tanaka@email.com |
Yuki Tanaka | Menteng |
robert.santos@email.com |
Robert Santos | Cinere |
christine.lim@email.com |
Christine Lim | Pamulang |
marcus.williams@email.com |
Marcus Williams | Ciputat |
hana.jeon@email.com |
Hana Jeon | Pamulang |
ahmad.fauzi@email.com |
Ahmad Fauzi | Ciputat |
6.3 Data Sample Aplikasi (15 Aplikasi)
Setiap akun parent sudah memiliki aplikasi dengan berbagai status untuk keperluan testing:
| Status | Jumlah | Untuk Test Apa |
|---|---|---|
| draft | 1 | Lihat aplikasi belum lengkap |
| submitted | 2 | Aplikasi menunggu review |
| under_review | 2 | Proses review dokumen |
| documents_verified | 1 | Dokumen sudah OK |
| interview_scheduled | 1 | Jadwal interview |
| interview_completed | 1 | Setelah interview |
| payment_pending | 1 | Menunggu pembayaran |
| payment_verified | 1 | Pembayaran verified |
| accepted | 1 | Diterima |
| enrolled | 1 | Sudah enrolled ✓ |
| rejected | 1 | Ditolak |
| waitlisted | 1 | Waitlist |
| withdrawn | 1 | Mundur |
7. CHECKLIST UAT (User Acceptance Testing)
7.1 Alur Orang Tua (Happy Path)
□ 1. Registrasi akun baru di /my/register
□ 2. Verifikasi email (cek inbox)
□ 3. Login ke /my
□ 4. Lihat Dashboard (3 widget tampil)
□ 5. Klik "New Application" → pilih Grade
□ 6. Isi semua 7 step wizard
□ 7. Upload 9 dokumen wajib (Step 6)
□ 8. Buka My Payments → upload bukti Saving Seat
□ 9. Tunggu verifikasi (simulasi: login finance admin → verify)
□ 10. Submit Aplikasi (status → "submitted")
□ 11. Cek My Applications → status berubah
□ 12. Cek My Schedules setelah jadwal dibuat staff
□ 13. Konfirmasi kehadiran di My Schedules
□ 14. Cek notifikasi masuk setelah keputusan
□ 15. Upload Post-Acceptance Payment jika diterima
7.2 Alur Staff Sekolah
□ 1. Login sebagai Admission Admin (lisa.wong@vis-bin.sch.id)
□ 2. Lihat Dashboard → semua widget tampil
□ 3. Buka Applications → lihat list dengan berbagai status
□ 4. Buka aplikasi "submitted" → assign reviewer
□ 5. Ubah status ke "under_review"
□ 6. Buka tab Dokumen → verify satu per satu
□ 7. Gunakan Bulk Verify untuk efisiensi
□ 8. Ubah status ke "documents_verified"
□ 9. Buat jadwal interview (tab Schedules)
□ 10. Ubah status ke "interview_scheduled"
□ 11. Login sebagai Finance Admin (robert.bintaro@vis-bin.sch.id)
□ 12. Buka Payments → lihat pending verifications
□ 13. Download bukti bayar → verify payment
□ 14. Cek notifikasi masuk ke orang tua
□ 15. Login sebagai School Admin (michael.chen@vis-bin.sch.id)
□ 16. Setelah interview_completed → ubah ke "accepted"
□ 17. Buat Enrollment record
□ 18. Status aplikasi → "enrolled"
7.3 Manajemen Master Data
□ 1. Login sebagai super_admin (sarah.johnson@vis-bin.sch.id)
□ 2. Kelola Academic Years (buat, aktifkan)
□ 3. Kelola Admission Periods (buka/tutup pendaftaran)
□ 4. Kelola Levels (quota, usia minimum-maksimum)
□ 5. Kelola Payment Types (nominal, instruksi bank)
□ 6. Kelola Users staff (tambah, edit role)
□ 7. Cek Settings sekolah
8. FAQ & TROUBLESHOOTING
Q: Orang tua tidak bisa submit aplikasi — ada error?
A: Pastikan semua syarat terpenuhi:
- Semua field wajib di Step 2–4 terisi
- Minimal 1 data orang tua ditambahkan
- 9 dokumen wajib sudah terupload
- Saving Seat Payment sudah diverifikasi oleh Finance Admin
Q: Tombol Submit tidak aktif?
A: Saving Seat Payment harus berstatus "Verified" terlebih dahulu.
Q: Bagaimana jika dokumen ditolak?
A: Orang tua akan menerima notifikasi. Dokumen yang ditolak bisa diunggah ulang melalui portal /my.
Q: Apakah orang tua bisa edit data setelah submit?
A: Tidak. Setelah aplikasi berstatus "submitted", data biodata siswa tidak bisa diubah. Hubungi Admission Admin untuk koreksi data jika diperlukan.
Q: Bagaimana cara membatalkan aplikasi?
A: Aplikasi bisa di-withdraw oleh orang tua (status: "draft") atau oleh staff sekolah kapanpun sebelum "enrolled".
Q: Apakah bisa mendaftar lebih dari satu anak?
A: Ya. Orang tua bisa membuat beberapa aplikasi (maksimum 3 aplikasi aktif secara bersamaan).
Q: Interview bisa dilakukan secara online?
A: Ya. Staff sekolah bisa memilih mode Online (Zoom/Google Meet) atau Offline saat membuat jadwal.
Q: Berapa lama proses verifikasi pembayaran?
A: Biasanya 1–2 hari kerja setelah bukti transfer diterima.
INFORMASI KONTAK VIS BINTARO
| Kebutuhan | Kontak |
|---|---|
| Informasi Umum | info@vis-bintaro.sch.id |
| Admissions | admissions@vis-bintaro.sch.id |
| Finance | finance@vis-bintaro.sch.id |
| Telepon | +62-21-7450-5678 |
| Alamat | Jl. Bintaro Utama Sektor 9 No. 8, Bintaro Jaya, Tangerang Selatan 15224 |
| Jam Kantor | Senin–Jumat: 07.00–16.30 WIB, Sabtu: 08.00–12.00 WIB |
Dokumen ini dibuat untuk keperluan panduan penggunaan sistem PPDB VIS Bintaro. Versi 2.0 — Februari 2026